FAQ
- Welche ökologischen Vorteile bietet die OEKOPOST gegenüber dem herkömmlichen Versand?
- Entstehen durch den ökologischen Versand spürbare Mehrkosten?
- Hat die OEKOPOST selbst ein eigenes Zustellnetz?
- Entstehen Kosten für die Anmeldung oder laufende Kosten für Mitgliedsbeiträge?
- On-Demand Service - Welche Bedeutung kommt dieser Beschreibung zu?
- Welche Unternehmen oder Personengruppen können die OEKOPOST nutzen?
- Welche Schnittstellen zur Datenanlieferung stellt die OEKOPOST bereit?
- Welche Technik setzt die OEKOPOST ein?
- Wie gewährleistet die OEKOPOST den Datenschutz?
- Für welche Art von Sendungen ist die OEKOPOST geeignet?
- Wie wird die Kuvertiersicherheit garantiert?
- Was passiert, wenn ein Dokument beim Kuvertieren beschädigt wird?
- Gibt es auch eine Versandkontrolle?
- Gibt es auch noch andere Schnittstellen zur OEKOPOST?
- Wir haben PDF-Rechnungen zu versenden, unsere Datei enthält jedoch kein Briefpapier. Was tun?
- Wir planen ein erstes Mailing mit der OEKOPOST - wie geht man vor?
- Können wir unser vorgedrucktes Briefpapier/unsere eigenen Kuverts verwenden?
- Kostenrechnung – Warum es generell sinnvoll ist, die OEKOPOST zu nutzen und dabei bis zu echten 70 % der Gesamtkosten einzusparen!
- Wir wollen online unsere gesammelte Tagespost versenden - Ist das möglich?
- Gibt es eine Möglichkeit verschiedene OEKOPOST-Accounts zentral zu verwalten?
- Gibt es eine Benachrichtigung zu den Tagesversandzahlen?
- Kontoaufladung vergessen - Gibt es bei der OEKOPOST dafür eine Benachrichtigungsfunktion?
- Bietet die OEKOPOST auch den Premiumadress-Service der DPAG an?
- Was muss ich als Versender zu Premiumadress-Versendungen beachten?
- Platzhalter beim Serienbriefversand - Was gilt es zu beachten?
- Wir wollen unseren Dokumenten einen Barcode hinzufügen. Ist das auch im Serienbriefversand möglich?
- Lagerverwaltung - Dauer - Entsorgung
- Infobrief-Preise 2013
- Portopreiserhöhung Standardbrief ab 01.01.2015
- <Eilnachricht> Zustellverzögerung bei der Deutschen Post AG
· Welche ökologischen Vorteile bietet die OEKOPOST gegenüber dem herkömmlichen Versand?
1. Die OEKOPOST betreibt derzeit in Deutschland 4 Druckcenter und ist damit als einziges Unternehmen in Deutschland in der Lage, bereits heute empfängernah auszudrucken. Dadurch werden effektiv Transportwege der Deutschen Post und somit CO₂-Emissionen durch die Nutzung des OEKOPOST-Services eingespart.
2. Die OEKOPOST führt zur CO₂-Neutralisierung je Brief adäquat einen bestimmten Betrag für entsprechende Wiederaufforstungsmaßnahmen ab. Diese Kosten sind in jedem Versandaufkommen bereits ein fester Bestandteil.
· Entstehen durch den ökologischen Versand spürbare Mehrkosten?
Im Gegensatz zu GoGreen der DPAG gibt es bei der OEKOPOST keine Extrakosten, wenn Sie ein Produkt ökologisch versenden. Alle Preise beinhalten bereits die Abgabe zur Wiederaufforstung.
· Hat die OEKOPOST selbst ein eigenes Zustellnetz?
Nein, die OEKOPOST besitzt kein eigenes Zustellnetz und nimmt im Regelfall die Zustelldienste der Deutschen Post in Anspruch, um je nach Sendungsart und Einlieferungszeitpunkt werktägig Einlieferungstag + 1 bzw. bei Infobrief/Infopost Einlieferungstag + 4 zu gewährleisten.
· Entstehen Kosten für die Anmeldung oder laufende Kosten für Mitgliedsbeiträge?
Jede Anmeldung bei der OEKOPOST ist kostenfrei. Ebenso gibt es keine Mitgliedsbeiträge. Sie erhalten bei Erstanmeldung einen Gutschrift auf Ihren Account, so dass Sie z.B. sich selbst einen ersten Brief schicken können.
· On-Demand Service - Welche Bedeutung kommt dieser Beschreibung zu?
On-Demand Services sind ausschließlich Dienstleistungen, welche einen nachgelagerten Prozess interaktiv und unverzüglich auslösen. Dies bietet die OEKOPOST nahezu uneingeschränkt mit dem OnlineCenter unter www.oekopost.de an. Unsere Systeme sind vollautomatisiert und können in Echtzeit eingelieferte Daten 24 Stunden am Tag an 365 Tagen im Jahr unverzüglich zum Endprodukt Brief produzieren. Die Abholung der Sendungen durch den Postdienstleister erfolgt in der Regel noch am gleichen Tag.
· Welche Unternehmen oder Personengruppen können die OEKOPOST nutzen?
Die Nutzung der OEKOPOST ist für nahezu alle Versender von Briefpost geeignet. Durch unterschiedliche Dateneinlieferungsvarianten kann der OEKOPOST-Service vom einzelnen PC-Anwender bis zur XML-/SOAP-Einbindung bei Großrechnersystemen eingebunden werden.
· Welche Schnittstellen zur Datenanlieferung stellt die OEKOPOST bereit?
- PDF-Einzeleinlieferung
- PDF-Mengeneinlieferung
- PDF-Serienbriefeinlieferung (PDF und Excel-/CSV-Adressliste)
- PCL-5e
- PCL-5e, komprimiert als ZIP-File
- MS- Office Dokumente (doc, docx, rtf, Excel)
- AFP
- Webbrief per Formular
- FTPS (in Kombination mit einem FTP-Client)
- Windows-Druckertreiber 32bit
- Windows-Druckertreiber 64bit
- Virtueller Mac-OS-X-Drucker
- XML/SOAP
- REST-API
· Welche Technik setzt die OEKOPOST ein?
Die OEKOPOST setzt im Gegensatz zu den meisten Angeboten von Zeitungsverlagen, privaten Postunternehmen usw. keine sogenannte Third-Party-Software ein. Sämtliche Komponenten werden von unseren eigenen Entwicklern für den OEKOPOST-Service entwickelt, erweitert, kontrolliert und gewartet. Umfangreiche, laufende Kontrollmaßnahmen garantieren eine hohe Verfügbarkeit unserer Server! Dies garantiert unter anderem ein weit höheres Maß an Datenschutz, da keinerlei Daten an Server von Drittanbietern im Hintergrund übertragen werden müssen. Die OEKOPOST hat einen geschlossenen Datenkreislauf zwischen dem Einlieferer, dem Rechenzentrum und den jeweiligen Druckcentern.
· Wie gewährleistet die OEKOPOST den Datenschutz?
Sämtlicher Datenverkehr zwischen Einlieferer und Onlinecenter wird über eine HTTPS-/SSL-Verbindung abgebildet. Die FTP-Einlieferung von Daten erfolgt über eine SSL-gesicherte FTPS-Verbindung.
Die internen Verbindungen zwischen den OEKOPOST-Servern und den Druckcentern werden durch ein VPN–Protokoll (Virtual Private Network) mit einer zusätzlichen Verschlüsselung dargestellt, die eine abhörsichere und damit manipulationssichere Verbindung abbildet.
Weiterhin werden sämtliche Produktionsprozesse in geschlossenen Druckcentern unter Berücksichtigung des Postgeheimnisses abgebildet. Der Zugang zu diesen Räumen ist nur ausdrücklich akkreditierten Personen der OEKOPOST erlaubt.
· Für welche Art von Sendungen ist die OEKOPOST geeignet?
Die OEKOPOST kann folgende Konfigurationen automatisch verarbeiten:
Formate:
C6 DIN-lang-Standard
bis 20 Gramm = 3 Blatt (6 Seiten) und Kompakt bis 50 Gramm = 8 Blatt (16 Seiten)
C5 bis 15 Blatt (30 Seiten)
C4 bis 50 Blatt (100 Seiten)
Briefpapier:
Standardmäßig drucken wir auf FSC-zertifizierten Briefpapier (80 Gramm hochweiß)
Formulardruckbögen, unterschiedlich perforiert:
Zahlscheine
Einzugsermächtigung
Beilagen können je nach Anforderung individuell hinzu gepackt werden.
· Wie wird die Kuvertiersicherheit garantiert?
Die OEKOPOST fügt vollautomatisch eigene Steuerzeichen zu allen Ausdrucken hinzu. Durch die Nutzung von systemgleichen Komponenten bei Druck und Kuvertierung gewährleistet die OEKOPOST eine sichere Kuvertierung an allen Standorten der Produktion.
· Was passiert, wenn ein Dokument beim Kuvertieren beschädigt wird?
Alle Dokumente besitzen eine eigene Produktionsnummer. Über diese Produktionsnummer kann bei Bedarf das Dokument innerhalb des Produktionszyklus zum Nachdruck erneut angestoßen werden.
· Gibt es auch eine Versandkontrolle?
Jeder Versender hat in seinem Onlinebereich ein eigenes Versandjournal und kann den Versandstatus seiner Sendungen abrufen. Detailgenaue Angaben über Art, Zeitpunkt und Kosten stehen jederzeit zur Verfügung.
· Gibt es auch noch andere Schnittstellen zur OEKOPOST?
Sollten Sie eine spezielle Schnittstelle zur Datenübergabe benötigen, werden Ihnen unsere Entwickler eine passende Lösung in Kürze anbieten können. In den meisten Fällen bieten wir diese bedarfsgerecht und zudem kostenfrei an. Bitte setzen Sie sich dazu mit uns unter support@oekopost.de in Verbindung.
· Wir haben PDF-Rechnungen zu versenden, unsere Datei enthält jedoch kein Briefpapier. Was tun?
Beispiel:
Sie drucken heute Ihre Rechnungen am lokalen Drucker aus und legen dazu bereits Ihr vorgedrucktes Briefpapier in den Drucker ein. Ihr Datensatz enthält deswegen lediglich die Standarddruckdaten.
Die OEKOPOST bietet Ihnen die Möglichkeit, unterschiedliche Briefpapiere online hochzuladen, zu speichern und auf Knopfdruck das Briefpapier Ihrem Datensatz elektronisch hinzuzufügen.
Es ist kein Umprogrammieren Ihrer Softwarekomponente erforderlich!
· Wir planen ein erstes Mailing mit der OEKOPOST - wie geht man vor?
Je nach Wunsch können Sie dabei sich von der selbsterklärenden Plattform leiten lassen oder unseren kostenfreien „Live-Support“ kontaktieren. Diesen erreichen Sie über unsere Kontaktseite und erhalten rasch und zügig kompetente Unterstützung.
Folgende Dateien sind für einen Serienbriefversand notwendig:
- Ihre PDF-Datei mit den zu versendenden Informationen (auch mehrseitig)
- (Lassen Sie das Anschriftenfeld dabei bitte unbedingt leer)
- Ihre CSV-Datei mit den Kundenadressen und entsprechenden Informationen
- (Bitte überprüfen Sie in der CSV-Datei, ob alle gleichartigen Informationen in einer Spalte untereinander stehen)
Die Serienbrieffunktion hilft Ihnen, die benötigten Spalten entsprechend zuzuweisen.
Wenn sie weitere Daten/Merkmale außerhalb der Adresse und Anrede hinzufügen möchten, weisen Sie den benötigen Spalten einfach das Format "benutzerdefiniertes Feld " zu. Diese Felder können Sie im weiteren Verlauf beliebig positionieren und formatieren.
Die Serienbrieffunktion ist in 3 logische Schritte unterteilt:
Upload der Dateien > Zuweisen der Spalten > Versandoptionen mit Positionierung der Datenfelder.
Am Schluss erhalten sie den Versandpreis und eine Echtzeitvorschau mit Ihrem ersten Datensatz und Prüfausdruck!
Sollten Sie bereits einen fertigen Word-Serienbrief verwenden wollen, ist das selbstverständlich auch möglich.
· Können wir unser vorgedrucktes Briefpapier/unsere eigenen Kuverts verwenden?
Es ist generell möglich, Ihr eigenes Briefpapier/Ihre eigenen Kuverts zu verwenden. Bei Bedarf geben wir Ihnen die Anlieferadresse bekannt. Bis zu einer Palette lagern wir Ihr Material kostenfrei, und über eine Bestandsverwaltung können Sie jederzeit die Menge einsehen.
Bitte beachten Sie, dass wir nur maschinenverarbeitbare Kuverts (nassklebend) verarbeiten können! Briefpapier sollte in der Regel ein Gewicht zwischen 80 und 100 Gramm nicht überschreiten.
Hinweis: Wir können nicht randabfallend drucken und verkleinern bei elektronischer Beisteuerung von Briefpapier die Vorlage!
· Kostenrechnung – Warum es generell sinnvoll ist, die OEKOPOST zu nutzen und dabei bis zu echten 70 % der Gesamtkosten einzusparen!
Je nach Art des Unternehmens fallen unterschiedliche Briefsendungen, deren Kosten in Abhängigkeit ihres Umfangs variieren, an. So gibt es einzelne Briefe, Serienbriefe oder komplette Datensätze wie wiederkehrende Rechnungsläufe, Mahnläufe oder allgemeine Korrespondenz.
Beispiel: Kostenrechnung
Für die Produktion und Abwicklung jeder Sendung werden grundsätzlich Druckmaterialen, Laserdrucker sowie Verbrauchsmaterialien wie Toner und Fixiereinheiten durchgehend benötigt. Daneben kommen Wartungskosten bzw. eventuelle Neuanschaffungen von Druckern hinzu.
Ausgehend von einer Jahresmenge von z. B. 25.000 Seiten ergeben sich folgende Kosten:
Bei einer täglichen Durchschnittsmenge von 50 Briefsendungen mit 2 Seiten beträgt der Zeitaufwand der Verarbeitung ca. 1 Stunde. In dieser Berechnung sind die Kosten für die Druckgutsortierung, das manuelle Falten/Kuvertieren und das Einliefern bei der Post enthalten.
Angenommener Stundenlohn brutto 20 €.
Bei 220 Arbeitstagen liegen die Brutto-Jahreslohnkosten bei 4.400 €.
Ihr Materialeinsatz für Papier und Kuvert liegt bei ca. 6 Cent pro Sendung, wenn Sie Ihre Briefpapier-Vordrucke verwenden. Bei einem Jahresversand von 15.000 Briefen kommen Sie damit auf einen Materialaufwand von rund 900 €.
Je nach Laserdrucker entstehen dabei effektive Druckkosten von ungefähr 30 Cent (8 Cent in Schwarz-Weiß pro Seite bei ca. 15 % Farbanteil im Vollfarbdruck.
Bei einer Jahresmenge von 30.000 Druckseiten betragen die ungefähren Jahreskosten 9.000 €.
Im Vergleich liegen die Kosten für den Druck in Schwarz-Weiß bei etwa 2.400 €.
Ihre Gesamtkosten also: Bei Farbdruck 14.300 €, bei Schwarz-Weiß-Druck 7.300 €.
Sollten Sie zudem eine Kuvertiermaschine und/oder eine Frankiermaschine einsetzen, so sind die Kosten für Leasing, Finanzierung, Wartung bzw. Abschreibung noch zu addieren.
Im direkten Vergleich würden Ihre Gesamtkosten bei der OEKOPOST im Flatrate-Tarif „Farbe komplett 36 Cent“ (erste Seite 22 Cent, je Folgeseite 14 Cent) betragen. Im Flatrate-Tarif „Schwarz-Weiß komplett“ wären es sogar nur 25 Cent (erste Seite 14 Cent; je Folgeseite 11 Cent).
Ihre Gesamtkosten mit OEKOPOST: Bei Farbdruck 5.400 €, bei Schwarz-Weiß-Druck 3.750 €.
Sie glauben, unser Berechnungsbeispiel würde nicht stimmen?
Rechnen Sie einfach anhand der oben genannten Positionen mit Ihren Stückzahlen selbst nach! Sie werden überrascht sein, welche Kosten Sie wirklich im Jahr für Ihren Produktionsablauf ausgeben.
Egal wie Sie es auch rechnen – so preiswert wie die OEKOPOST können Sie Ihre Post nicht selbst produzieren!
Mit den elektronischen Schnittstellen der OEKOPOST bieten wir nahezu jede Einlieferungsmöglichkeit. Ihre Daten werden ohne Veränderung und absolut gesichert übermittelt. Sie brauchen keine Änderungen oder Softwareinstallationen, um die OEKOPOST zu nutzen!
Ohne Grundgebühr, ohne Mindestversand und ohne langfristigen Vertrag!
· Wir wollen online unsere gesammelte Tagespost versenden - Ist das möglich?
Die OEKOPOST stellt Ihnen im OEKOPOST-Onlinecenter einen PDF-Sammelupload zur Verfügung. Hier können Sie jederzeit eine beliebige Menge an fertiger elektronischer Tagespost in einem Upload einstellen und versenden. Ideal für alle Arten von Versendungen, wie z.B. der tägliche Rechnungslauf oder im Bereich der Tageskorrespondenz. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang.
· Gibt es eine Möglichkeit verschiedene OEKOPOST-Accounts zentral zu verwalten?
Ja, wir bieten Ihnen die Funktion eines Zentralaccounts.
Dies hat den Vorteil, dass bei Nutzung mehrerer OEKOPOST-Accounts nur noch eine Kontoaufladung erforderlich ist.
Zur Freischaltung ihres Accounts als Zentralaccount benötigen wir von Ihnen lediglich eine E-Mail, mit den Benutzernamen ihrer gewünschten "Unteraccounts".
Sobald wir die Freischaltung als Zentralaccount ausgeführt haben, können Sie über > Einstellungen > Profil -> vorhandenes Guthaben an die jeweils gelisteten Unteraccounts übertragen und die jeweiligen aktuellen Kontostände jederzeit einsehen.
Bei Registrierung weiterer Accounts genügt eine kurze E-Mail z.B. an support@oekopost.de. Wir ordnen diese Accounts dann entsprechend unter.
· Gibt es eine Benachrichtigung zu den Tagesversandzahlen?
Ja, Sie können sich eine Tageszusammenfassung per E-Mail senden lassen. Dazu haken Sie in Ihrem Profil das entsprechende Feld an und tragen die von Ihnen gewünschte Empfangsadresse (E-Mail) ein.
· Kontoaufladung vergessen - Gibt es bei der OEKOPOST dafür eine Benachrichtigungsfunktion?
Ja, um zu vermeiden, dass Sie nicht genügend Guthaben für eine anstehende Aussendung haben, richten Sie in Ihrem Profil eine frei definierbare Untergrenze (z.B. 500 €) ein. Bei Unterschreiten dieses Wertes erhalten Sie automatisch eine Nachricht per E-Mail oder SMS.
· Bietet die OEKOPOST auch den Premiumadress-Service der DPAG an?
Die OEKOPOST bietet für alle Arten von Sendungen den Premiumadress-Service der DPAG an. Hierzu muss der Versender der OEKOPOST lediglich seine Premiumadressnummer mitteilen. Sobald die Nummer im System der OEKOPOST hinterlegt ist, kann diese Funktion jederzeit benutzt werden.
· Was muss ich als Versender zu Premiumadress-Versendungen beachten?
Bei Maillings wird die Platzierung der Adresse mit dem Premiumadresslabel vollautomatisch nach den Richtlinien der DPAG platziert. Hierbei gilt lediglich zu beachten, dass ggf. die Positionierung der Absenderzeile (Höhe) entsprechend anzupassen ist. In der PDF-Vorschau ist das jederzeit überprüfbar.
Für Standardsendungen setzen Sie sich bitte über support@oekopost.de mit uns in Verbindung.
· Platzhalter beim Serienbriefversand - Was gilt es zu beachten?
Die OEKOPOST bietet 2 Möglichkeiten an, um eine individuelle Personalisierung vornnehmen zu können.
1. Anzahl der Adresszeilen
Max. können bis zu 6 Adresszeilen gedruckt werden.
2. Standardpersonalisierung
Im Versandschritt 2/3 kann man dafür folgende Felder optional aktivieren:
(Die Zahl in Klammern ist die Platzierungshöhenangabe in "mm" vom oberen Blattrand gemessen)
Absenderzeile (53)
Betreffzeile (105)
Datum (105)
Persönliche Anrede (121) - Ihre Anredespalte kann dafür Hr, Fr, Herr, Frau, enthalten. Ist keine Anrede vorhanden
wird die Anrede mit dem Standard - Sehr geehrte Damen und Herren - ausgefülllt.
3. Individuelle Personalisierung
Im Schritt 2/3 gibt es die Möglichkeit - Eigene Vorlagen - zu erstellen und dauerhaft abzuspeichern. Damit wird es möglich, beliebige Informationen direkt aus der hochgeladenen CSV-Datei zu übernehmen. Ein Vorschaufenster zeigt die exakte Lage der Felder auf dem Originaldokument an und lässt Sie mit wenigen Mausklicks "on-the-fly" neue Felder hinzufügen, formatieren und platzieren! Damit lassen sich auch sonst sehr aufwändige Aufgaben wie Zahlungsträgerdrucke, Lastschriften, Gutscheindrucke etc. in wenigen Schritten einrichten und als Vorlage abspeichern. Einmal eingerichtet sind diese Vorlagen jederzeit wieder verwendbar.
· Wir wollen unseren Dokumenten einen Barcode hinzufügen. Ist das auch im Serienbriefversand möglich?
Ja, die OEKOPOST bietet eine Möglichkeit an um verschiedene Barcodes einfügen zu lassen. Dabei werden aus den entsprechenden Spalten der CSV-Datei die Barcodes in Bilder umgewandelt. Die Positionierung erfolgt "on-the-fly" direkt im Originaldokument. Selbstverständlich ist es möglich, auch verschiedene Barcodes innerhalb eines Dokumentes zu platzieren. Bitte stellen Sie Ihre Anfrage dazu direkt an support@oekopost.de
· Lagerverwaltung - Dauer - Entsorgung
Grundsätzlich bieten wir die Einlagerung von bis zu 2 Paletten für ein Jahr kostenfrei an.
Der Einlagerungszeitraum (beginnend ab dem Tag der Einlieferung) beträgt 12 Monate.
Wird die Einlagerungsdauer überschritten, so berechnen wir je weiteres Jahr/Kilo Euro 1,-
Entsorgung
Wir bieten dazu zwei Möglichkeiten an:
1. Die Rücklieferung an den Absender erfolgt per Deutscher Post auf Kosten des Empfängers.
2. Wir entsorgen die Materialien zum Preis von EUR 1,- je Kilogramm.
Als Handlingspauschale stellen wir je Entsorgung/Rückversendung EUR 12,- in Rechnung.
Alle Preise zzgl. der jeweils geltenden Mehrwertsteuer, derzeit 19%.
· Infobrief-Preise 2013
Versenden Sie auch weiterhin per OEKOPOST Ihre Infobriefe in 2013
So sparen Sie bis zu 20% an echten Portokosten ein.
OEKOPOST Preistabelle Porto 2013 für den Infobriefversand
Gewicht:
bis 20gr. > € 0,45
bis 50gr. > € 0,75
bis 500gr.> € 1,35
(alle Preise zzgl. 19% MwSt.)
· Portopreiserhöhung Standardbrief ab 01.01.2015
Aufgrund der Portopreisanpassung wird ab dem 01.01.2015 der neue Tarif für den Standardbrief der DPAG automatisch abgerechnet.
· <Eilnachricht> Zustellverzögerung bei der Deutschen Post AG
Sehr geehrte Kunden!
Aufgrund einer internen Postsendungsprüfung seitens der Deutschen Post kommt es zu Zustellverzögerungen. Dies haben wir aus
postinternen Quellen gestern, am 13.04.2017 erfahren. Diese Aktion ist aktuell nicht in den Medien veröffentlicht worden. Hintergrund
sind vermutlich Unregelmäßigkeiten im Entgeltbereich und betrifft alle Briefsendungen.
Wir bedauern das sehr, jedoch liegt es nicht an der OEKOPOST. Unser Versprechen, die Post tagesaktuell zu produzieren und werktägig
bei der Deutschen Post einzuliefern, verstehen wir als unsere Kernaufgabe!
Ein Verschulden seitens der OEKOPOST liegt nicht vor und liegt auch nicht im Verantwortungsbereich der OEKOPOST.
14.04.2017 - Mitteilung der Geschäftsleitung der OEKOPOST
